Leltárhiány oka – fiktív raktárhely a vállalatirányítási rendszerben
Cégünk egyik megbízója úgy döntött, hogy folyamatai áttekinthetősége érdekében egy közismert integrált vállalatirányítási rendszert telepít. A rendszer bevezetését követően, a kezdeti gyerekbetegségeket leszámítva jól működött. Kis idő elteltével, azonban, megbízónknál ismeretlen eredetű leltárhiányok jelentkeztek, melynek okait nem sikerült feltárnia a cég saját belső vizsgálatainak. Ekkor kaptunk megbízást, hogy kockázatanalízis segítségével tárjuk fel a leltárhiány okait. Közel két hónapos intenzív csapatmunkával sikerült feltárnunk, hogy fiktív raktárhelyeket hoztak létre és működtetnek a rendszerben, melyek segítségével mintegy 60 millió Ft értékben történtek fiktív alapanyag vásárlások. Hogy történhetett mindez? A rendszer beindításakor a folyamatok szimulálására, majd később oktatására, több nem létező raktárhelyet hoztak létre a vállalat saját alkalmazottai, akik részt vettek a rendszer integrálásában. Az idő múlásával ezekről, csak a rendszerben lévő, de fizikailag nem létező raktárakról egy ember kivételével mindenki megfeledkezett, aki időközben az egyik beszállítóval közeli, baráti kapcsolatba került. A beszállítónak anyagi nehézségei támadtak, így a közös gondolkodást tettek követték. Közel 20 fiktív bevételi igazolás kiállításával okozták ezt a közel 60 milliós hiányt. A rendszer előnyére legyen mondva, innen kezdve az elkövető személyének megállapítása már könnyű volt, mivel a folyamatokban minden résztvevő azonosítható. Mi tette lehetővé, hogy lehetett volna az esetet megelőzni, korábban feltárni? – a rendszer integrálását követően nem szüntették meg a gyakorló raktárhelyeket – nem auditálták a rendszer működését – az integrálásban résztvevő saját dolgozók felhasználói jogosultságát, a rendszer telepítését követően nem vizsgálták felül – gyakorlatilag rendszergazdai jogosultsággal rendelkeztek továbbra is – az adminisztratív – fizikai mozgások összevetésére nem dolgoztak ki folyamatokat Önnél ez, hogy működik? Biztos, hogy gondolt minden kiszámítható veszélyre? Bízza a védelmi rendszer kialakítását szakemberekre!