A vezetőségnek most lett elege a jelenlegi biztonsági szolgálatból és ezért új szolgáltatót keres? Vagy háromévente kötelezően meg kell tendereztetni a vagyonvédelmi szolgáltatót? Esetleg új telephely épült, és vagyonvédelmi szolgáltatóra van szükség? Bármi is legyen az új pályázat kiírásának az oka, a legjobb ár/érték arányú őrző-védő cég megtalálása nem rutinfeladat. Tisztában kell lennünk a vagyonvédelmi piac sajátosságaival, hogy az optimális megoldást terjeszthessük a vezetőség elé.
Nézzük, mi az a 10 alapelv, mely szükséges a vagyonvédelmi tender gördülékeny és hatékony lebonyolításához:
1. Tájékozódjunk az őrző-védő cégek piacáról!
A vagyonvédelem egy érzékeny és bizalmi téma. Mielőtt a pályázat kiírása megtörténik, el kell döntenünk, hogy saját alkalmazottal vagy alvállalkozó bevonásával gondoskodunk a cégünk vagyonának biztonságáról.
2. Ár-érték arány elvárások
Járjunk utána, mennyi az átlagos vállalási díj a piacon! Ugyanakkor vegyük figyelembe, hogy – akárcsak a legtöbb iparágban – a vagyonvédelemben is igaz ár-minőség párhuzam. Döntse el, hogy milyen minőségű szolgáltatásra van szüksége (a lakatpótló biodíszlettől a komplex vagyonvédelmi rendszerekig), csodák nincsenek.
3. Legyünk tisztában a jelenlegi szolgáltató erősségeivel és gyengeségeivel!
Amennyiben már van vagyonvédelmi szolgáltatónk , írjuk össze melyek a pozitív és melyek a negatív tulajdonságaik, mi az, amit meg akarunk tartani belőlük, és mi az, ami már az új őrző-védő cég felé állított alapelvárás lesz.
4. Rés a pajzson!
Tisztában vagyunk-e a kritikus pontokkal a vagyonvédelmi rendszerünkben? A jelenlegi őrző-védő cég tud-e megoldást ezekre a problémákra?
Amennyiben nem, akkor a segítségünkre lehet egy független vagyonvédelmi szakértők által elkészített biztonsági audit, amelynek során objektív megállapításokat kaphatunk arról, hogy védelmi szintünk mennyire hatékony, és hol igényel beavatkozást, fejlesztést és javítást.
5. Kiket hívjunk meg a pályázatra?
Érdemes az őrző-védő cégeket úgy kiválasztani, hogy minél pontosabban lefedjék az elvárásainkat. Jelenleg a hazai vagyonvédelmi piacon több 1000 vagyonvédelmi vállalkozás van. Hívjuk segítségül az internetet, kérdezzük meg hasonló beosztásban dolgozó ismerőseinket!
6. Ellenőrzés!
A kiválasztott vagyonvédelmi cégeket ellenőriznünk kell! Mivel értékeinket és sok esetben testi épségünket bízzuk rájuk, nem fordulhat elő, hogy olyan őrző-védő céget választunk, aki valamely okból nem felel meg a törvény által támasztott elvárásoknak vagy a mi igényeinknek. Ellenőriznünk kell tehát a következőket: Engedéllyel rendelkezik-e? Kamarai tagsága érvényes-e? Van-e köztartozása? Van vagy volt-e az elmúlt 1 évben vele szemben munkaügyi eljárás vagy bírság? Mérleg szerinti eredménye nem volt-e negatív az elmúlt 2 évben? Valósak-e a megadott referenciák?
7. A területi bejárás a megbízónak is jó!
A területi bejárás nem csak a vagyonvédelmi cégnek szükséges, hanem nekünk is hasznos. Ennek során rengeteg információt szerezhetünk a jövőbeli partnerről. Használjuk ki az alkalmat, legyünk ott mi is a bejáráson, mert ezzel meggyorsíthatjuk a munkafolyamatot. Ne csak a pályázó őrző-védő cégek kérdezzenek, megbízóként törekedjünk mi is arra, hogy megtudjuk mennyire szakértő, felkészült és ügyfél-orientált a tenderen résztvevő vállalkozás.
8. Adjunk időt a pályázóknak is!
Hogy lehetne komolyan venni olyan leendő megbízót, amelynek a pályázatára 2 nap alatt kell árajánlatot adni és a 3. napon már fel kell állítani az őrséget? Persze, előfordulhatnak rendkívüli esetek, de ezeket is megfelelően kell kommunikálni a pályázók felé. Ne feledjük, adjunk elegendő időt a tenderanyag kidolgozására!
9. Tartsuk magunkat a határidőkhöz!
A pályázati dokumentumban rögzített határidőket ne csak a pályázóktól követeljük meg, fontos, hogy mi is tartsuk magunkat azokhoz!
10. Legyünk korrektek!
Ne tartsunk vissza információt a pályázó őrző-védő cégek elől, a régi vagyonvédelmi céggel szemben pedig legyünk mindig korrektek!
+1 Bónusz tipp
A pályázat kiírását követően ne menjünk 2 hét szabadságra! Adjunk lehetőséget a pályázó őrző-védő cégek számára a felmerülő kérdések tisztázására!
Mivel a vagyonvédelem egy bizalmi szolgáltatás, így jól meg kell választani milyen szolgáltatóval akarunk együtt dolgozni. A megfelelő vagyonvédelmi cég kiválasztása nem könnyű feladat, viszont hosszú távon biztosan kifizetődik a befektetett munkánk.